להפיק את המירב ממערכת הנוכחות שלכם
כל חברה המעסיקה עובדים חייבת על פי חוק להיות מוכנה בכל רגע נתון לתת פירוט מלא של שעות העבודה עבור כל עובד ועובד. הדרך היעילה ביותר לנהל את שעות העבודה היא כמובן שעון הנוכחות הוותיק, אשר מלווה את עולם העבודה המתועש כבר עשרות רבות של שנים. כאשר בוחרים את שעון נוכחות עבור העסק כדאי לקחת בחשבון כמה פרמטרים שהם לא בהכרח מובנים מאליהם. ממש כמו בתחומים אחרים – ההיצע בימינו גדול ויש פערים משמעותיים באיכות המערכות המוצעות. בחרו במערכת היעילה והחכמה ביותר לשליטה מלאה בהוצאה האדירה של משכורות העובדים.
ראשית, חשוב מאד שהנתונים יוכלו לעבור משעון הנוכחות אל תוכנת השכר כדי למנוע טעויות אנוש והקלדות כפולות הכרוכות בזמן עבודה מיותר. בעולם של ימינו שעוני הנוכחות מסוגלים לרוב לתקשר עם מערכת המשכורות, וכדאי 
שהתהליך יהיה פשוט וחלק ככל האפשר. בנוסף, מומלץ לבחור במערכת שניתן לשלוף ממנה דוחות קריאים וברורים לכל מטרה: מעבר לצורך הברור בדוחות עבור מערכת הנהלת חשבונות כדאי שהמערכת תפיק גם דוחות איכותיים עבור ההנהלה. דוחות חשובים נוספים יופקו עבור העובדים עצמם כדי שיוכלו לוודא בכל רגע שירצו שהמערכת מתנהלת מולם בצורה שקופה.
שימוש באינטרנט
קונים שעון נוכחות? העדיפו שעון נוכחות אינטרנטי. מכל מקום, בכל שעה, העובדים יכולים לדווח על שעות העבודה וצוותי ההנהלה יכולים לבדוק כל מידע שירצו בו. פשוט מקלידים שם משתמש וסיסמה, ומערכת שעון הנוכחות עומדת לרשותכם לפי הרשאות גישה שנקבעו מראש. יתרון נוסף של שעון נוכחות אינטרנטי – הקמה, ניהול וגיבויים על ידי חברה חיצונים מתמחה תחסוך לכם הרבה כאבי ראש. פשוט מתחברים למערכת ומתחילים לעבוד בקלות וביעילות.
בחרו במערכת נוכחות שיש לה יכולת להתריע בזמן אמת על נורות אדומות – הגדירו פרמטרים לחריגות וכך תוכלו לדעת על כל התדרדרות בשלב מוקדם ולטפל בבעיות לפני שהן גדלות ומסתבכות. לכל האמור לעייל כדאי להוסיף את האפשרות לקבוע נתונים גמישים עבור כל עובד לפי תנאי החוזה שלו. מערכת הנוכחות שלכם צריכה לדעת גם להתחבר לסוג שעון הנוכחות שמתאים לעסק שלכם – עבודה מהבית, שעון נוכחות ביומטרי או שעון נוכחות שמופעל על ידי קרבה. אולי תרצו לקבוע שיטות דיווח שונות לעובדים שונים – אתם זקוקים לגמישות מקסימלית כדי להתנהל בצורה היעילה ביותר מול כל העובדים. בשורה התחתונה שעון נוכחות יוכל לשפר את יעילות העבודה בעסק בהיבטים רבים וחשוב לבחור במערכת הטובה ביותר.