להעשיר את העובדים

חברות גדולות וארגונים מבינים שהדבר הזה שנקרא "הון אנושי" הוא פשוט אנשים, ואנשי מקצוע טובים – כדאי לשמר. יש מגוון של דרכים לשבור שיגרה ולעורר השראה בעובדים, וממש לא חייבים לבחור באפשרויות הבנאליות. הרצאות לעובדים יכולות לפתוח דלת עבורם לעולם שאולי לא הכירו, ולהעשיר את עולמם המקצועי והאישי. לא כל הרצאה יכולה לעשות את זה, ועל כן חשוב לבחור הרצאות מרתקות ומעשירות שיאפשרו לעובדים שלכם ליהנות מעבר לשעות העבודה השגרתיות.

איך לבחור נכון?

אם אתם אמונים על נושא כח האדם בחברה, אתם בוודאי נדרשים מפעם לפעם להביא הרצאות מסוגים שונים לעובדים. הרצאות מרתקות יכולות להיות מועברות על ידי אנשים מוכרים מעולם האקטואליה או התרבות, אך גם אנשים "רגילים" עם סיפור לא רגיל יכולים להעביר הרצאה מעוררת השראה לעובדים. אז איך בוחרים את ההרצאה המתאימה עבור הקהל שלכם? מתחילים בראש ובראשונה בלבדוק מהי מטרת ההרצאה או סדרת הרצאות בה אתם רוצים לבחור עבור העובדים. במידה ומדובר ברצון להעביר נושא מקצועי כלשהו, חשוב לבדוק אילו אנשי מקצוע יוכלו להעביר הרצאה מעניינת בנושא הספציפי. אבל, במידה ונותנים לכם יד חופשית לבחירת הרצאות, מוטב לצאת קצת מהקופסה ולבחור בהרצאות שיכולות לתת ערך מוסף לעובדים.

אחת או כמה?

החלטתם על מרצה ועל נושא להרצאה? רגע לפני שאתם קובעים איתו או איתה, כדאי לבחון האם כדאי להפוך את ההרצאה היחידה לסדרה של הרצאות. לא מעט מרצים בנושאים מקצועיים אך גם בהיבטים אישיים יכולים להגיע לסדרה של הרצאות מרתקות סביב נושא מסוים, שלא בהכרח קשור לתחום העיסוק של העובדים בארגון.
במידה והחלטתם על סדרה של הרצאות, שווה לבחון מה יהיה אורכה הרצוי של הסדרה. מעט מדי הרצאות מרתקות ישאירו את העובדים עם תחושה שלא מיצו את החוויה ולא לקחו מהמרצה את מה שהיה יכול להעניק להם. סדרה ארוכה של הרצאות עלולה להוביל לשיעמום מצד העובדים ולתחושה של מיצוי במהלכה.
אז איך יודעים? מומלץ להתייעץ עם מי שמעביר את ההרצאה, ולשמוע על הניסיון שלו בהעברת הרצאה בודדת או סדרה שלמה. גם התקציב אשר עומד לרשותכם משחק תפקיד משמעותי, וכדאי להתייחס אליו כאשר מחליטים על הרצאה או סדרת הרצאות.

לתת משוב בסיום?

זה החלק שהרבה ארגונים חוששים מפניו: קבלת משוב על הרצאות שמועברות במסגרת הארגון, גם אם אלה הרצאות מרתקות, מעשירות ומעניינות, לא תמיד יש רצון לקבל עליהן משוב. כדאי לקחת בחשבון שמשוב כן של הקהל שמגיע להרצאה יכול לסייע רבות הן לארגון והן למי שמעביר את ההרצאה. מבחינת האירגון ניתן לומר שאם העובדים סברו שניתן היה לערוך סדרת הרצאות בנושא ולא רק הרצאה בודדת – יש בהחלט מקום לשפר זאת בפעם הבאה שחושבים על הבאת הרצאה לעובדים. מבחינת מעביר ההרצאה, המשוב הוא הכרחי כדי לראות האם ניתן לקצר את ההרצאה, להעמיק בנושא מסוים או להשאיר אותה בדיוק כפי שהיא.

חישוב שעות עבודה

על ידי טביעת אצבע, באמצעות העברת כרטיס או כל שיטה אחרת, דיווח נוכחות הוא חלק בלתי נפרד מעולם העבודה כיום, וקשה לנו לדמיין את חיינו בלעדיו. שעון נוכחות מאפשר לעובדים וגם למנהלים בארגונים ובחברות לתעד בצורה מדויקת ולחשב שעות עבודה, חיסורים ואיחורים של עובדים. השיטות והדרכים של דיווח נוכחות הולכות ומשתכללות, וחשוב לדעת להכיר אותן ואת התועלות שלהן. בעולם הטכנולוגי המתקדם כל העת, כדאי לוודא שגם התוכנה שמטרתה דיווח נוכחות תפעל בצורה תקינה ואמינה.

יתרונות תוכנה לדיווח שעות עבודה

דיווח נוכחות המבוצע על ידי שעון נוכחות או כל כלי טכני אחר, מאפשר לא רק לקבל מושג על הכניסה והיציאה של עובדים, אלא גם פרמטרים נוספים.

שעון נוכחות מאפשר לחשב את כמות השעות הנוספות שביצע העובד, באילו שעות לקח הפסקה ומה היה משך הזמן שלה? דיווח נוכחות נותן מידע ומפרט נתונים לגבי שעות עבודה במשמרות, חריגה מהסכמי עבודה ועוד. באפשרות המעסיק לייצא את הנתונים לתוכנות רלוונטיות שונות. תוכנה לדיווח שעות עבודה יכולה לעקוב בו זמנית אחרי זמני העבודה של כאלף עובדים ומוסיפה ליעילות הניהול בארגון.

תוכנות המאפשרות דיווח נוכחות באופן זה, מתממשקות עם תוכנות המיועדות לחישוב שכר. בכך אין צורך בעבודה כפולה וזמן העבודה על הנתונים מתקצר. חישוב שעות העבודה להפקת תלוש המשכורת צריך להיעשות בצורה מדויקת כדי שלא יווצרו כפילויות או טעויות בדיווח.

דיווח באמצעות אפליקציה

ניתן גם לבצע דיווח נוכחות באמצעות אפליקציות ייעודיות. מדובר באפליקציית שעון נוכחות, אשר מסוגלת לפעול בכל סוגי הטלפונים החכמים ומערכות ההפעלה הקיימות. העובד יכול לדווח באמצעותה על כל כניסה או יציאה, ובימי חופש ומחלה האפליקציה גם מקבלת את הדיווח על ידי העובד. האפליקציה מאפשרת לתעד את התאריך והשעה בה בוצע דיווח נוכחות כמו גם את המיקום בו העובד מצוי בזמן הדיווח. שעון נוכחות באמצעות אפליקציה זו דרך אפקטיבית למעקב עבור אנשים העובדים בשטח ובכך הם יכולים לבצע את הדיווח גם אם אינם פיזית בבניין המשרדים של החברה.

דגשים בבחירת מערכת

החלטה על שימוש במערכת דיווח נוכחות כזו או אחרת היא משמעותית לאופן העבודה של הארגון כולו עם שעון נוכחות. בבחירה של תוכנה לדיווח שעות, חשוב לוודא כי היא עונה על הצרכים הספציפיים של הארגון. בידקו האם היא מתאימה לכמות העובדים הנמצאים בארגון? האם הם יהיו מסוגלים לעבוד איתה באופן שוטף? וודאו שאפשרויות הדיווח נוחות ומאפשרות חיבור לממשק חישוב השכר בארגון. הדבר ייעל את העבודה ויחסוך זמן יקר. כמו כן, כדאי מאוד שלא להתפשר על איכות שירותי התמיכה שתקבלו מהמערכת. לא פעם שעון נוכחות יכול לא לפעול בצורה תקינה, ועל מנת שהדרך בה מבוצע דיווח נוכחות תהייה מדויקת, יש צורך בשירות תמיכה זמין ואמין עבור משתמשי המערכת.

להפיק את המירב ממערכת הנוכחות שלכם

כל חברה המעסיקה עובדים חייבת על פי חוק להיות מוכנה בכל רגע נתון לתת פירוט מלא של שעות העבודה עבור כל עובד ועובד. הדרך היעילה ביותר לנהל את שעות העבודה היא כמובן שעון הנוכחות הוותיק, אשר מלווה את עולם העבודה המתועש כבר עשרות רבות של שנים. כאשר בוחרים את שעון נוכחות עבור העסק כדאי לקחת בחשבון כמה פרמטרים שהם לא בהכרח מובנים מאליהם. ממש כמו בתחומים אחרים – ההיצע בימינו גדול ויש פערים משמעותיים באיכות המערכות המוצעות. בחרו במערכת היעילה והחכמה ביותר לשליטה מלאה בהוצאה האדירה של משכורות העובדים.
ראשית, חשוב מאד שהנתונים יוכלו לעבור משעון הנוכחות אל תוכנת השכר כדי למנוע טעויות אנוש והקלדות כפולות הכרוכות בזמן עבודה מיותר. בעולם של ימינו שעוני הנוכחות מסוגלים לרוב לתקשר עם מערכת המשכורות, וכדאי שהתהליך יהיה פשוט וחלק ככל האפשר. בנוסף, מומלץ לבחור במערכת שניתן לשלוף ממנה דוחות קריאים וברורים לכל מטרה: מעבר לצורך הברור בדוחות עבור מערכת הנהלת חשבונות כדאי שהמערכת תפיק גם דוחות איכותיים עבור ההנהלה. דוחות חשובים נוספים יופקו עבור העובדים עצמם כדי שיוכלו לוודא בכל רגע שירצו שהמערכת מתנהלת מולם בצורה שקופה.
שימוש באינטרנט
קונים שעון נוכחות? העדיפו שעון נוכחות אינטרנטי. מכל מקום, בכל שעה, העובדים יכולים לדווח על שעות העבודה וצוותי ההנהלה יכולים לבדוק כל מידע שירצו בו. פשוט מקלידים שם משתמש וסיסמה, ומערכת שעון הנוכחות עומדת לרשותכם לפי הרשאות גישה שנקבעו מראש. יתרון נוסף של שעון נוכחות אינטרנטי – הקמה, ניהול וגיבויים על ידי חברה חיצונים מתמחה תחסוך לכם הרבה כאבי ראש. פשוט מתחברים למערכת ומתחילים לעבוד בקלות וביעילות.
בחרו במערכת נוכחות שיש לה יכולת להתריע בזמן אמת על נורות אדומות – הגדירו פרמטרים לחריגות וכך תוכלו לדעת על כל התדרדרות בשלב מוקדם ולטפל בבעיות לפני שהן גדלות ומסתבכות. לכל האמור לעייל כדאי להוסיף את האפשרות לקבוע נתונים גמישים עבור כל עובד לפי תנאי החוזה שלו. מערכת הנוכחות שלכם צריכה לדעת גם להתחבר לסוג שעון הנוכחות שמתאים לעסק שלכם – עבודה מהבית, שעון נוכחות ביומטרי או שעון נוכחות שמופעל על ידי קרבה. אולי תרצו לקבוע שיטות דיווח שונות לעובדים שונים – אתם זקוקים לגמישות מקסימלית כדי להתנהל בצורה היעילה ביותר מול כל העובדים. בשורה התחתונה שעון נוכחות יוכל לשפר את יעילות העבודה בעסק בהיבטים רבים וחשוב לבחור במערכת הטובה ביותר.

מידע רלוונטי על משרדים להשכרה בתל אביב

השכרת משרדים בכלל והשכרת משרדים בתל אביב בפרט, היא משימה מורכבת ומאתגרת המחייבת אתכם להתייחס למכלול שלם של פרמטרים באמצעותם תוכלו להבטיח לעצמכם את המשרד האידיאלי העונה על כל הצרכים העסקיים שלכם. בשורות הבאות נתמקד בשלושה פרמטרים מרכזיים האמורים ללוות אתכם בהליך איתור משרדים למטרות השכרה בתל אביב וגוש דן. פרמטרים אלו כוללים את גודל המשרד הרצוי (והראוי) לכם, מסגרת התקציב העומדת לרשותכם וסביבת העסקים באזור בו בחרתם ברחבי תל אביב וגוש דן. המשך לקרוא »

להתקין שעון נוכחות לניהול עובדים תקין

ניהול עובדים מתחיל בהכרה יסודית של האנשים האוחזים בכל התפקידים, הזוטרים ביותר והבכירים ביותר. ניהול עובדים נכון משלב בתוכו את היכולת להניע קדימה, לבנות חזון ולסחוף וגם להיות בשליטה ולהכיר כל תנועה ומהלך בעסק.

על מנת שהעובדים יעריכו את המנהל שלהם ויהיו מוכנים ללכת אחריו ואחר חזונו עליהם לחוש כמה תחושות מרכזיות, הראשונה הכרה, הבנה כי הוא מכיר בעבודתם הקשה ורואה אותה, השנייה הערכה, על העובדים לחוש כי הוא לא רק רואה את ההשקעה שלהם אלא גם מעריך ומוקיר אותה ואת תרומתה לעסק והאחרונה, אחריות.

ניהול עובדים אינו רק חלוקת משימות, ניהול עובדים משמעו להעביר לעובדים תחושות מסוימות המובילות לסיפוק וממנו להצלחה. על העובד לחוש כי המנהל מעניק לו את האחריות המלאה לעבודתו, תחושה זו בונה יוזמה, מעצימה ומחזקת את העובד. האחריות להצלחה אינה של המנהל בלבד, היא של העובד לא פחות. ניהול עובדים באווירה זו תביא להצלחות גדולות יותר.

לעיתים רבות חשים מנהלים כי ישנם תחומים בניהול העסק ובעיקר בנוגע לנושא ניהול עובדים, בהם הם חסרי שליטה. חוסר השליטה נובע מכך שמנהל אינו יכול לעקוב באופן רציף ויומיומי אחר שעות העבודה או ההספק של עובדיו.

לא בכל בית עסק ישנו שעון עובדים המורה על הכניסה והיציאה שלהם, שעון עובדים מותקן כיום במשרדים ממשלתיים ובעיקר במפעלים גדולים ומרובי עובדים, בעסקים קטנים לא נהוג להתקין שעון עובדים אלא אם כן אין נוכחות של מנהל בשעות היום במשרד או במפעל. שעון עובדים הינו שעון נוכחות המורה באיזה שעה נכנס העובד והתחיל את יום העבודה שלו ובאיזה שעה יצא וסיים אותו. שעון נוכחות מותקן גם בבתי ספר, מרפאות וכו'.

שעון נוכחות או שעון עובדים יכול להעניק למנהל תמונת מצב לא רק לגבי שעות העבודה של העובד אלא לסייע לו בתחום ניהול עובדים ברמת המחויבות,  הרצינות והאחריות של העובד לבית העסק. הבקרה מתבצעת באמצעות ניתוח דו"ח שעון נוכחות או שעון עובדים. ניתוח שכזה יורה מייד כמה איחורים או חיסורים יש לכל עובד או כמה ימים יצא טרם סיום שעות העבודה.

שעון נוכחות מביא לכך שיש ניהול עובדים תקין ברמת השעות הנוספות, האיחורים והחיסורים, ללא שעון עובדים שכזה לא ניתן לערוך בקרה גם אם העובד ממלא דף נוכחות למשל. אמנם היינו רוצים ליצור מערכת שבה האמון הוא מלא ושלם אך שעון נוכחות אינו פוגע באמון זה אלא רק מסייע להבנות סדר.

שעון נוכחות או שעון עובדים מותקנים כיום על ידי חברות שונות. ניתן לרכוש שעון נוכחות המספק נתונים במשך 24 שעות ביממה. השעונים מסונכרנים למערכת הממוחשבת במשרד וניתן לשלוט עליהם דרך האינטרנט. משמע, מנהל יכול לקבל נתונים על עובדיו, מספר העובדים כרגע בעסק ושעות ההגעה והיציאה שלהם למשל בכל רגע נתון ומכל מקום בו הוא נמצא.

*אין לראות במאמר זה המלצה או מידע מקצועי .

מציאת עבודה – גם אתה יכול

בחודש ינואר השנה נרשמה בלשכת התעסוקה דרישה לכ – 28 אלף עובדים. רובם דרושים בתחום המכירות, התעשייה והאבטחה. נתון זה אינו מפתיע. בישראל הביקוש לעובדים גדול אך הצורך במשרות לכל אותם מובטלים ומחוסרי עבודה גדול אף הוא.

המשך לקרוא »