חישוב שעות עבודה

על ידי טביעת אצבע, באמצעות העברת כרטיס או כל שיטה אחרת, דיווח נוכחות הוא חלק בלתי נפרד מעולם העבודה כיום, וקשה לנו לדמיין את חיינו בלעדיו. שעון נוכחות מאפשר לעובדים וגם למנהלים בארגונים ובחברות לתעד בצורה מדויקת ולחשב שעות עבודה, חיסורים ואיחורים של עובדים. השיטות והדרכים של דיווח נוכחות הולכות ומשתכללות, וחשוב לדעת להכיר אותן ואת התועלות שלהן. בעולם הטכנולוגי המתקדם כל העת, כדאי לוודא שגם התוכנה שמטרתה דיווח נוכחות תפעל בצורה תקינה ואמינה.

יתרונות תוכנה לדיווח שעות עבודה

דיווח נוכחות המבוצע על ידי שעון נוכחות או כל כלי טכני אחר, מאפשר לא רק לקבל מושג על הכניסה והיציאה של עובדים, אלא גם פרמטרים נוספים.

שעון נוכחות מאפשר לחשב את כמות השעות הנוספות שביצע העובד, באילו שעות לקח הפסקה ומה היה משך הזמן שלה? דיווח נוכחות נותן מידע ומפרט נתונים לגבי שעות עבודה במשמרות, חריגה מהסכמי עבודה ועוד. באפשרות המעסיק לייצא את הנתונים לתוכנות רלוונטיות שונות. תוכנה לדיווח שעות עבודה יכולה לעקוב בו זמנית אחרי זמני העבודה של כאלף עובדים ומוסיפה ליעילות הניהול בארגון.

תוכנות המאפשרות דיווח נוכחות באופן זה, מתממשקות עם תוכנות המיועדות לחישוב שכר. בכך אין צורך בעבודה כפולה וזמן העבודה על הנתונים מתקצר. חישוב שעות העבודה להפקת תלוש המשכורת צריך להיעשות בצורה מדויקת כדי שלא יווצרו כפילויות או טעויות בדיווח.

דיווח באמצעות אפליקציה

ניתן גם לבצע דיווח נוכחות באמצעות אפליקציות ייעודיות. מדובר באפליקציית שעון נוכחות, אשר מסוגלת לפעול בכל סוגי הטלפונים החכמים ומערכות ההפעלה הקיימות. העובד יכול לדווח באמצעותה על כל כניסה או יציאה, ובימי חופש ומחלה האפליקציה גם מקבלת את הדיווח על ידי העובד. האפליקציה מאפשרת לתעד את התאריך והשעה בה בוצע דיווח נוכחות כמו גם את המיקום בו העובד מצוי בזמן הדיווח. שעון נוכחות באמצעות אפליקציה זו דרך אפקטיבית למעקב עבור אנשים העובדים בשטח ובכך הם יכולים לבצע את הדיווח גם אם אינם פיזית בבניין המשרדים של החברה.

דגשים בבחירת מערכת

החלטה על שימוש במערכת דיווח נוכחות כזו או אחרת היא משמעותית לאופן העבודה של הארגון כולו עם שעון נוכחות. בבחירה של תוכנה לדיווח שעות, חשוב לוודא כי היא עונה על הצרכים הספציפיים של הארגון. בידקו האם היא מתאימה לכמות העובדים הנמצאים בארגון? האם הם יהיו מסוגלים לעבוד איתה באופן שוטף? וודאו שאפשרויות הדיווח נוחות ומאפשרות חיבור לממשק חישוב השכר בארגון. הדבר ייעל את העבודה ויחסוך זמן יקר. כמו כן, כדאי מאוד שלא להתפשר על איכות שירותי התמיכה שתקבלו מהמערכת. לא פעם שעון נוכחות יכול לא לפעול בצורה תקינה, ועל מנת שהדרך בה מבוצע דיווח נוכחות תהייה מדויקת, יש צורך בשירות תמיכה זמין ואמין עבור משתמשי המערכת.